Dokumenty i dane niezbędne przy dokonywaniu aktów notarialnych
Poniżej znajduje się orientacyjny wykaz dokumentów i danych potrzebnych do sporządzenia najczęściej dokonywanych czynności notarialnych. Ponieważ zakres wymaganych dokumentów zależy od okoliczności konkretnej sprawy, prosimy o wcześniejszy kontakt telefoniczny lub mailowy — indywidualnie potwierdzimy pełną listę dokumentów niezbędnych do przygotowania projektu aktu.
01 Zbycie nieruchomości gruntowej
- dowody osobiste lub paszporty stawających do aktu
- numer z rejestru przedsiębiorców KRS (gdy stroną aktu jest osoba prawna bądź spółka osobowa)
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla przedmiotowej nieruchomości
- podstawa nabycia: np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności lub działu spadku, gdy nabyta w drodze spadku – prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie Naczelnika właściwego urzędu skarbowego (gdy nieruchomość została nabyta w drodze spadku lub darowizny sporządzonej po 31 grudnia 2006 roku)
- wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku
- wypis z rejestru gruntów, z klauzulą, że dokument stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej
- wyrys z mapy ewidencyjnej, z klauzulą, że dokument stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej (w przypadku wydzielania nieruchomości do nowo zakładanej lub istniejącej księgi wieczystej)
- ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości wraz z wyciągiem z wykazu zmian danych ewidencyjnych z klauzulą, że stanowią podstawę wpisu do księgi wieczystej (w przypadku ujawniania w księdze wieczystej podziału nieruchomości)
- umowa kredytowa oraz zaświadczenie banku zezwalające na ustanowienie hipoteki (jeśli w akcie notarialnym ustanowiona będzie hipoteka)
- zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest objęta obszarem rewitalizacji lub Specjalną Strefą Rewitalizacji
- zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach
- wartość przedmiotu umowy w przypadku darowizny
- cena sprzedaży oraz termin zapłaty kwoty ceny sprzedaży
- termin wydania nieruchomości w posiadanie nabywcy
- w przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej budynkiem – świadectwo charakterystyki energetycznej
02 Zbycie lokalu stanowiącego odrębną własność
- dowody osobiste lub paszporty stawających do aktu
- numer z rejestru przedsiębiorców KRS (gdy stroną aktu jest osoba prawna bądź spółka osobowa)
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla przedmiotowej nieruchomości
- podstawa nabycia: np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności lub działu spadku, gdy nabyta w drodze spadku – prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie Naczelnika właściwego urzędu skarbowego (gdy nieruchomość została nabyta w drodze spadku lub darowizny sporządzonej po 31 grudnia 2006 roku)
- umowa kredytowa oraz zaświadczenie banku zezwalające na ustanowienie hipoteki (jeżeli w akcie notarialnym ustanowiona będzie hipoteka)
- dodatkowo na życzenie kupującego: zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych
- zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest objęta obszarem rewitalizacji lub Specjalną Strefą Rewitalizacji
- w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej
03 Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- dowody osobiste lub paszporty stawających do aktu
- numer z rejestru przedsiębiorców KRS (gdy stroną aktu jest osoba prawna bądź spółka osobowa)
- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu
- numer księgi wieczystej (w przypadku jej założenia dla przedmiotowego prawa)
- podstawa nabycia: np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności lub działu spadku, gdy nabyta w drodze spadku – prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie Naczelnika właściwego urzędu skarbowego (gdy prawo zostało nabyte w drodze spadku lub darowizny sporządzonej po 31 grudnia 2006 roku)
- umowa kredytowa oraz zaświadczenie banku zezwalające na ustanowienie hipoteki (jeśli w akcie notarialnym ustanowiona będzie hipoteka)
- dodatkowo na życzenie kupującego: zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych
- w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej
04 Testament
- dowód osobisty lub paszport osoby sporządzającej testament
- dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania)
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości (w przypadku gdy ma być ona przedmiotem zapisu zwykłego lub windykacyjnego)
05 Pełnomocnictwo
- dowód osobisty lub paszport mocodawcy
- dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania)
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości (w sytuacji objęcia jej zakresem przedmiotowym pełnomocnictwa)
06 Umowa majątkowa małżeńska (intercyza)
- dowody osobiste lub paszporty małżonków
- odpis skrócony aktu małżeństwa
07 Akt poświadczenia dziedziczenia
- dowody osobiste lub paszporty spadkobierców
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
- wszystkie testamenty spadkodawcy, jeżeli zostały sporządzone
- odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, a w przypadku zamężnych kobiet odpisy skrócone aktów małżeństwa
- odpis skrócony aktu małżeństwa w przypadku gdy spadkodawca pozostawał w związku małżeńskim ze spadkobiercą
- numer PESEL zmarłego
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wchodzącej w skład spadku
08 Umowa spółki
- dowody osobiste lub paszporty stron
- kody PKD poszczególnych rodzajów działalności gospodarczej spółki
09 Protokół ze zgromadzenia wspólników
- dowód osobisty lub paszport Przewodniczącego Zgromadzenia
- numer z rejestru przedsiębiorców KRS spółki
10 Protokół z przyjęcia oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku
- dowód osobisty lub paszport
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
- informacja o innych osobach mogących wchodzić w rachubę jako spadkobiercy
11 Oświadczenie o poddaniu się rygorowi egzekucji w związku z umową najmu okazjonalnego
- dowód osobisty lub paszport
- umowa najmu okazjonalnego
- oświadczenie osoby trzeciej o wyrażeniu zgody na przyjęcie osoby na wypadek wykonania przedmiotowego rygoru egzekucji
Miejsce uzyskania dokumentów
Wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy ewidencyjnej, wyciąg z wykazu zmian gruntowych właściwe miejscowo Starostwo Powiatowe, Wydział Geodezji
Ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości właściwy miejscowo Urząd Miasta lub Gminy
Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o jego braku oraz zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest objęta obszarem rewitalizacji lub Specjalną Strefą Rewitalizacji właściwy miejscowo Urząd Miasta lub Gminy
Zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego Urząd Skarbowy właściwy dla miejsca zamieszkania albo adresu siedziby podatnika
Odpisy aktów stanu cywilnego właściwy miejscowo Urząd Miasta lub Gminy
Zaświadczenie o tym, czy działka jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach właściwe miejscowo Starostwo Powiatowe, Wydział Ochrony Środowiska